Objetivo
Listar processos e documentos, físicos ou digitais, que estão em troca de fase de arquivamento no órgão.
A temporalidade desse arquivamento é classificado em Fase Corrente (tempo de vigência do documento), passa para Fase Intermediária (tempo máximo de tolerância de arquivamento no órgão) e, depois, para sua destinação final - Eliminação ou Guarda Permanente no órgão.
O que você deseja fazer?
Consultar listagem de documentos e processos para troca de fase
Consultar listagem de documentos e processos para troca de fase
1. No menu Processo, selecione o submenu Avaliação e Destinação de Processos para abrir a tela 'Avaliação e Destinação'.
2. Preencha os campos disponíveis para realizar a consulta:
Os campos assinalados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.
Assunto*: informe o assunto tratado no processo/documento.
Fase*: acione o ícone 
e, em seguida, selecione a fase da temporalidade entre as opções disponíveis.
Ao escolher realizar a consulta informando os campos Assunto e Fase, o sistema desabilita os campos Processo e Documento.
Número: informe a sigla do órgão, número, ano e dígito verificador do processo/documento.
2.1. Se for necessário, utilize o ícone de consulta 
localizado ao final do referido campo.
2.2. Acione o ícone 
para limpar o campo Assunto.
3. Acione o botão ‘Consultar’ para obter os resultados de acordo com os dados informados.
4. Na tabela do grupo Listagem de documentos e processos para troca de fase serão exibidos todos os processos/documentos de acordo com os parâmetros da consulta.
4.1. Selecione com um 
o item que terá a destinação prevista alterada.
4.2. No campo Destinação prevista acione o ícone e, em seguida, selecione a nova destinação entre as opções disponíveis.
4.3. No campo Redefinir data informe a data para uma nova avaliação.
4.4. Acione o ícone 
para inserir observações sobre a destinação.
A tabela de Temporalidade é escolhida pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Essa Comissão estabelece as diretrizes de arquivamento, assim como a Destinação dos documentos do Órgão, para mais informações sobre os parâmetros adotados para Avaliação e Destinação de Documentos visite: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
As definições da temporalidade são:
Fase Corrente: documentos com prazo de vigência pré-estabelecida. Exemplo: Certidão Negativa de Débito com data de validade de 30 dias corridos após data de expedição.
Fase intermediária: documentos com data de vigência além da Fase Corrente, e podem ser arquivados ou não no Órgão. Por exemplo: Ata de reunião de Colegiado com data não estabelecida para perder a validade.
Os tipos de Destinação para documentos/processos são classificados como:
Eliminação: destruição de documentos que foram considerados sem valor permanente para serem arquivados no Órgão.
Guarda Permanente: documentos que devem ser conservados por conterem valor histórico ou probatório para o Órgão.
5. Se for selecionada a opção 'Eliminação' e, em seguida, acionado o botão 'Proceder destinação', o sistema pedirá uma confirmação para o usuário antes de deletar os processos/documentos selecionados.
5.1. Um arquivo em PDF com as informações sobre a eliminação de documentos/processos será gerado para impressão quando o procedimento for concluído.
6. Se for selecionada a opção 'Guarda permanente' e, em seguida, acionado o botão 'Proceder destinação', o sistema avisará que o procedimento foi efetuado com sucesso e o usuário retornará para a tela de consulta.
Não é possível desfazer as ações de destinação de algum processo ou documento após os procedimentos acima descritos terem sido concluídos.
7. Acione o botão 'Listagem eliminação' para o sistema emitir um relatório com as informações sobre os processos/documentos que se encontram na tabela do grupo Listagem de documentos e processos para troca de fase.
8. Acione o botão 'Imprimir' para realizar a emissão de um relatório com os dados sobre a destinação.
9. Acione o botão 'Limpar' para apagar os dados informados e realizar uma nova consulta.
Como acessar esta tela?